Consideraciones Básicas en el Diseño y Elaboración de Proyectos (página 2)
Etapas que contempla el Diseño
y Elaboración de Proyectos
Planteamiento del Problema:
Se plantea un "problema", que siempre es una
interrogante, una oración en forma de pregunta.
- ¿A cuántos afecta el
problema? - ¿Qué consecuencias acarrea?
- ¿Cuáles son las causas del
problema? - ¿Qué solucione se han intentado
antes? - ¿Con qué recursos
contamos para solucionarlo?
El diagnóstico requiere averiguar, recolectar
y ordenar la información; existen para ello las
siguientes técnicas,
por ejemplo:
Asamblea: En ella los miembros de la
organización realizan este
diagnóstico.
Entrevista: Aplicable a dos o más personas, sobre
la base de una serie de preguntas. Recoger información
(datos, opiniones,
críticas, nuevas ideas, planes, etc.) sobre temas
específicos del diagnóstico..
Encuesta: El cuestionario
de preguntas es idéntico para todos, permite averiguar y
cuantificar aspectos importantes de la realidad.
A quién encuestar: Consulta a TODOS o a una parte
de la población involucrada.
Preguntamos a muchas personas, en tiempo breve,
(preguntas cerradas y pocas abiertas; evitar los cuestionarios
largos; hacer una pregunta o test; procesar
los datos).
Idea o Solución:
Se formulan ideas que permitirían, en el corto
plazo, solucionar el problema planteado.
Selección de
Alternativa:
Una idea puede tener varias alternativas para
concretarse; por consiguiente se debe seleccionar aquella que
ofrezca mayores ventajas comparativas de acuerdo a los recursos
que se tienen o que potencialmente se puedan obtener.
La mejor alternativa de solución es siempre la
que consigue mayores beneficios al menor costo posible, en
el menor tiempo posible.
Definición de los Objetivos del
Proyecto:
Se debe definir lo que se quiere obtener, el cambio que se
desea producir, o sea, los objetivos a alcanzar. Conviene
distinguir entre objetivo
general y objetivos específicos.
El objetivo general expresa el logro deseado y posible
de obtener frente al problema como un todo. Es el intento de
responder las siguientes preguntas:
– ¿Qué queremos hacer?
– ¿Qué cambios deseamos lograr frente a la
situación problema?
Una vez definido el objetivo General, estamos en
condiciones de concretarlas en acciones
parciales que lleven a conseguir la meta u
objetivo general: son los objetivos
específicos.
Plan de Actividades del
Proyecto:
Aquí se deben pensar y organizar las
actividades.
Las actividades hay que diseñarlas para cada
objetivo específico.
Pueden ser una o más. Para formular con
precisión cada actividad, hay que preguntarse:
-¿En qué consisten? (Acción)
-¿A quiénes y a cuántos ayuda?
(Destinatarios)
-¿Dónde se hará?
(Lugar)
-¿Cuándo se realizará?
(Plazos)
-¿Quiénes lo harán?
(Responsables)
-¿Con qué se hará?
(Recursos)
Ejecución:
Ejecutar el plan es poner en
práctica las actividades y sus derivados. La clave para el
éxito
de un proyecto está en asumir las siguientes
premisas:
- Constitución de un equipo eficiente de
trabajo:
- Formar equipo afiatado, que conozca su forma de
trabajar. - Que tenga buena comunicación.
- Exista una clara delimitación de
responsabilidades. - Tener mecanismos para la solución de conflictos.
- Revisión de tareas
específicas:
- Nombrar responsables de actividad y
tareas. - Planificar actividades y tareas y supervisar
tareas. - Comunicar resultados, problemas y
mejoras de métodos.
- Capacitación, asesoría y
seguimiento:
- Evaluar habilidades, grados de dificultad, materiales
requeridos. - Capacitar en las áreas en que se detecta
falencias. - Asesorar en proyectos
más difíciles. - Seguimiento de tareas que se realizan (ver
dificultades, atrasos, costos,
aciertos).
- Cronograma:
- Ordenar, jerarquizar y controlar actividades o tareas
que se deben realizar para lograr un objetivo o
meta. - El Cronograma o carta Gantt
ordena las actividades y fija el plazo para
cumplirlas.
Tabla 2
Evaluación:
Revisar los resultados esperados de una acción o
actividad, siguiendo criterios conocidos y conversados en la
comunidad.
La evaluación
más conocida responde a la pregunta ¿Se lograron
los objetivos propuestos?, sí, no o en parte.
Otros aspectos a revisar durante el proceso son
por ejemplo:
– ¿Es la más conveniente?
– ¿Habrá una mejor
alternativa?.
Observar:
- ¿La información (RRHH y materiales)
corresponde a la realidad? - ¿Existe un nivel de participación
esperado? - ¿En qué etapas o actividades fue
mejor? - ¿En cuáles se logró
menos?
Evaluación durante el proceso:
- Seguimiento; permitir conocer antecedentes
útiles para reformular plan de acción; permite
imaginar nuevas tareas para mejorarlo.
Evaluación al término del
proceso:
- Ayuda a pensar hacia delante, arroja lecciones
(repetir acción o proyecto para enfrentar otros temas a
resolver).
De esta manera, doy por terminado estas breves
consideraciones acerca del proceso que significa Diseñar y
Elaborar un proyecto, evidentemente, todas estas han sido los
aspectos básicos necesarios de tomar en cuenta al momento
de iniciarse en esta área. En los siguientes anexos
adjunto una Pauta Base para Elaborar Proyectos, el
Formato Básico para la Presentación de
Proyectos y un formulario tipo de Rendición de
Cuentas.
Con todo esto el presente artículo ha pretendido
ser un aporte en la asesoría de proyectos sociales,
principalmente enfocados para organizaciones
ciudadanas.
ANEXOS
1. Pauta base para elaborar Proyectos
TEMA | Preguntas Relevantes | EXPLICACIÓN |
Identificación de la | ¿Cuáles son los datos | Se debe señalar: Nombre de la organización; Dirección, Comuna, Ciudad o |
Nombre del proyecto | ¿Qué actividad se ¿Dónde y ¿A quiénes va | Debe resumirse el proyecto y especificar No importa si es extenso, al leerlo se debe |
Breve resumen del proyecto | ¿Cuál es el "problema" y ¿A quiénes ¿A cuántos? ¿En qué lugar ¿Quién se encargará ¿Quiénes financian? ¿Cuánto dura el | Obstáculos a la mejora de la calidad de Número, sexo, Comuna, población, barrio. Institución o persona responsable, representante legal. Describir posibles fuentes de |
Justificación | ¿Qué problemas resolverá | Problemas concretos que se espera |
Objetivos | ¿Qué etapas contempla el | Describir las etapas que contempla la |
Etapas contempladas | ¿Qué etapas contempla el | Describir las etapas que contempla la |
Actividades | ¿Qué acciones concretas se | Describir cada una, señalando sus |
Beneficios esperados | ¿Qué se espera | Beneficios concretos o productos que se espera conseguir con el |
Presupuesto | ¿Cuáles son los gastos del | Detallar por separado los gastos |
Evaluación | ¿Cómo se | Describir mecanismos de evaluación del |
2.- Formato básico para la presentación
de proyectos
1. NOMBRE DEL PROYECTO. |
Debe reflejar, en forma resumida, las metas o |
2. IDENTIFICACIÓN DEL |
La definición del problema establece una
|
3. OBJETIVOS | |
|
Hay que establecer los pasos necesarios para el |
4. ETAPAS Y ACTIVIDADES CONTEMPLADAS EN EL |
Describir las etapas que contempla la Una etapa llega a su fin cuando se ha cumplido |
5. ETAPAS Y ACTIVIDADES EN EL | 1ª.Sem | 2ª.Sem | 3ª.Sem | 4a.Sem | 5a.Sem | 6a.Sem |
Etapa 1: | ||||||
Actividad N°1 | ||||||
Actividad N°2 | ||||||
Evaluación* |
* Siempre se debe evaluar el Proyecto, pudiendo
realizarse en distintas etapas del mismo.
6. PRODUCTOS DEL PROYECTO |
Son los resultados concretos que se |
7. BENEFICIARIOS DEL PROYECTO |
Indicar quienes recibirán: a) directamente los productos del proyecto |
8. IMPACTO DEL PROYECTO |
Indicar lo que se espera lograr al final del a) Demostrar cómo los logros del proyecto |
9. RELACIÓN DEL PROYECTO CON OTRAS |
Indique: a) Si el proyecto se complementa con otros |
10. BREVE RESUMEN DEL PROYECTO |
Se puede hacer dando respuesta a las siguientes a) ¿Cuál es el problema y c) ¿A quiénes |
11. Presupuesto del proyecto |
|
|
Instrumentos o bienes durables requeridos para – tipo y cantidad de inmobiliario – costo individual de arrendamiento o – costo total de infraestructura |
12. FUENTES DE FINANCIAMIENTO |
Señalar las fuentes de financiamiento que contempla el proyecto, |
13. RESPONSABLE DEL PROYECTO Y SEGUIMIENTO | |
a) Señalar el Departamento, Oficina o el Programa en que recae el | b) Señalar el departamento, Oficina o el |
14. EVALUACIÓN |
Puede implementarse durante el desarrollo del La evaluación debe considerar elementos
|
3.- Formulario tipo para la Rendición de
Cuentas
Isaías Sharon Jirikils
Universidad de Santiago de Chile
Estudiante de Psicología de la
Universidad de
Santiago de Chile. Desde julio de 2005, Presidente de la
Organización Cultural Chile Joven. Además, se
desempeña como coordinador de la Juventud del
Partido Por la Democracia
(JPPD) de la USACH, Asesor en Política
Universitaria, y como profesor
ayudante de Sociología en la misma
Universidad.
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